Privacyverklaring

1. Verwerkingsverantwoordelijke

AllyCards is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

2. Waar komen persoonsgegevens vandaan?

Wij ontvangen de meeste persoonsgegevens rechtstreeks van jou, bijvoorbeeld wanneer je een bestelling plaatst, een account aanmaakt, contact met ons opneemt, een retour aanvraagt of je inschrijft voor marketing.

Daarnaast kunnen wij gegevens ontvangen van partijen die betrokken zijn bij onze dienstverlening, zoals een betaalprovider, bezorgdienst, authenticatie- of IT-dienstverlener. Dit kan bijvoorbeeld gaan om een betaalstatus, transactiereferentie, bezorgstatus, account-ID of beveiligingsinformatie.

AllyCards koopt geen willekeurige databestanden met consumentengegevens voor gebruik in de webshop.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van hoe je AllyCards gebruikt, kunnen wij onder meer de volgende gegevens verwerken:

• • voor- en achternaam;
• • eventuele bedrijfsnaam;
• • factuur- en afleveradres;
• • e-mailadres en telefoonnummer;
• • klantnummer, account-ID en accountgegevens;
• • bestelgegevens, ordernummers en aankoopgeschiedenis;
• • gegevens over pre-orders, gekozen verzendstrategie, retourzendingen en garantiegevallen;
• • betaalstatus, transactiereferenties, terugbetalingen en betaalmethode;
• • verzendstatus, trackinggegevens en afleverinformatie;
• • berichten en correspondentie met onze klantenservice;
• • technische gegevens zoals IP-adres, browser-, apparaat-, sessie-, log- en beveiligingsgegevens;
• • cookie-, local-storage- en toestemmingsgegevens, voor zover van toepassing;
• • marketingvoorkeuren en bewijs van toestemming wanneer toestemming is gegeven.

AllyCards vraagt niet bewust om bijzondere categorieën persoonsgegevens, zoals medische gegevens, religieuze overtuiging of biometrische gegevens. Verstrek zulke informatie daarom niet wanneer die niet noodzakelijk is.

4. Doeleinden en wettelijke grondslagen

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat. Per verwerking kan dit verschillen.

5. Welke gegevens moet je verstrekken?

Voor bepaalde diensten zijn persoonsgegevens noodzakelijk. Zonder de gegevens die nodig zijn voor een bestelling, betaling of aflevering kunnen wij de overeenkomst niet of niet volledig uitvoeren.

Een geldig e-mailadres is bijvoorbeeld noodzakelijk om een bestelling en belangrijke orderinformatie te bevestigen. Een afleveradres is noodzakelijk wanneer een fysieke bestelling moet worden bezorgd.

Gegevens voor optionele marketing zijn niet noodzakelijk om een aankoop te doen. Het weigeren of intrekken van marketingtoestemming heeft geen invloed op de uitvoering van een normale bestelling.

6. Bestellingen en betalingen

Voor het uitvoeren van een bestelling verwerken wij onder meer contactgegevens, adresgegevens, bestelgegevens, betaalstatus en gegevens die nodig zijn voor verzending en eventuele retouren.

Betalingen kunnen via een externe betaalprovider worden verwerkt. In de huidige inrichting kan hiervoor onder meer Mollie worden gebruikt. De betaalprovider verwerkt gegevens die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren en beveiligen van de betaling.

AllyCards ontvangt in beginsel niet de volledige kaart- of bankgegevens die je rechtstreeks bij de betaalprovider invoert. Wij ontvangen wel gegevens die nodig zijn voor onze administratie, zoals betaalstatus, betaalmethode, transactiereferentie en terugbetalingsinformatie.

7. Klantaccounts

Wanneer je een account aanmaakt, verwerken wij gegevens die nodig zijn voor registratie, authenticatie, beveiliging en het koppelen van bestellingen aan het juiste klantprofiel.

In de huidige technische inrichting kan Supabase worden gebruikt voor database- en authenticatiediensten. Wachtwoorden worden niet door AllyCards als leesbare tekst opgeslagen.

Beveiligingsinformatie rondom een account kan worden bewaard voor zover dat noodzakelijk is om misbruik, ongeautoriseerde toegang of andere beveiligingsrisico's te voorkomen of te onderzoeken.

8. Contact en klantenservice

Wanneer je contact met ons opneemt, verwerken wij de gegevens en inhoud die je zelf verstrekt, samen met informatie die nodig is om je bestelling, vraag, klacht, retour, garantiegeval of privacyverzoek te behandelen.

Stuur geen gevoelige persoonsgegevens mee die niet noodzakelijk zijn voor de behandeling van je verzoek.

9. Fraude, misbruik en beveiliging

Om AllyCards, klanten en betaalstromen te beschermen, kunnen wij gegevens verwerken om fraude, misbruik, ongeautoriseerde toegang, verdachte betalingen of het bewust omzeilen van aankooplimieten te onderzoeken.

Hierbij kunnen bijvoorbeeld accountactiviteit, orderhistorie, IP-adres, betaalstatus, technische logs, retourpatronen en beveiligingssignalen worden gebruikt. Wij proberen daarbij niet meer gegevens te gebruiken dan noodzakelijk is voor het concrete doel.

10. Nieuwsbrieven en marketing

AllyCards verstuurt elektronische marketing alleen wanneer dit wettelijk is toegestaan. Wanneer voorafgaande toestemming nodig is, vragen wij die actief en afzonderlijk.

Voor bestaande klanten kan onder wettelijke voorwaarden marketing voor eigen gelijksoortige producten worden verstuurd. Zowel bij het verkrijgen van het e-mailadres als in ieder marketingbericht wordt, waar vereist, een duidelijke en kosteloze afmeldmogelijkheid aangeboden.

Wanneer je je afmeldt, gebruiken wij je e-mailadres niet langer voor de betreffende marketing. Wij kunnen een minimale afmeldregistratie bewaren om te voorkomen dat je onbedoeld opnieuw wordt aangemeld.

11. Cookies en vergelijkbare technieken

AllyCards kan cookies, local storage en vergelijkbare technieken gebruiken om de webshop te laten functioneren, bijvoorbeeld voor het winkelmandje, sessies, beveiliging, authenticatie en voorkeuren.

Strikt noodzakelijke functionele technieken worden gebruikt voor zover dat zonder toestemming is toegestaan. Trackingcookies en andere niet-noodzakelijke volgtechnieken waarvoor toestemming vereist is, worden pas geplaatst of uitgelezen nadat geldige toestemming is gegeven.

Toestemming voor niet-noodzakelijke cookies moet kunnen worden ingetrokken. Wanneer AllyCards analytische of marketingcookies gaat gebruiken, wordt de cookie-informatie en toestemmingsinstelling daarop aangepast.

12. Met wie delen wij persoonsgegevens?

AllyCards verkoopt persoonsgegevens niet. Wij delen gegevens alleen voor zover dat nodig is voor de webshop, wanneer een wettelijke verplichting dit vereist of wanneer daarvoor een andere geldige grondslag bestaat.

Afhankelijk van de verwerking kunnen gegevens worden gedeeld met:

• • betaalproviders, waaronder in de huidige inrichting Mollie;
• • pakket- en bezorgdiensten, waaronder PostNL wanneer die vervoerder voor een bestelling wordt gebruikt;
• • database-, authenticatie- en IT-dienstverleners, waaronder Supabase in de huidige inrichting;
• • hosting- en technische infrastructuurleveranciers;
• • e-mail- en communicatiedienstverleners;
• • boekhoudkundige en administratieve dienstverleners;
• • professionele adviseurs, verzekeraars of juridische dienstverleners wanneer dat noodzakelijk is;
• • banken, betaaldienstverleners en fraudepreventiepartijen wanneer dat nodig is voor betaling of beveiliging;
• • bevoegde overheidsinstanties wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken.

Afhankelijk van hun rol kunnen externe partijen optreden als verwerker of als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke. Wanneer een partij persoonsgegevens uitsluitend namens AllyCards verwerkt, maken wij waar vereist passende verwerkersafspraken.

13. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige dienstverleners of hun subverwerkers kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) verwerken.

Als persoonsgegevens naar een land buiten de EER worden doorgegeven, gebruiken wij een geldige doorgiftegrondslag. Dat kan bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie zijn of passende waarborgen zoals goedgekeurde standaardcontractbepalingen.

Wanneer de AVG dit vereist, worden aanvullende maatregelen genomen om persoonsgegevens passend te beschermen. Je kunt via onze contactgegevens meer informatie vragen over de gebruikte waarborgen en, waar van toepassing, over de mogelijkheid om daarvan een kopie te verkrijgen.

14. Bewaartermijnen

AllyCards bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht of gerechtvaardigde noodzaak een langere bewaartermijn vereist.

• • fiscale basisadministratie, waaronder relevante in- en verkoopgegevens en facturen: in beginsel 7 jaar;
• • gegevens die vallen onder bepaalde EU-btw-regelingen zoals het One Stop Shop-systeem: 10 jaar wanneer die bewaarplicht van toepassing is;
• • accountgegevens: zolang het account actief is en daarna zolang als noodzakelijk voor wettelijke verplichtingen, beveiliging, geschillen of fraudepreventie;
• • klantenservice-, retour- en garantiegegevens: zolang als noodzakelijk voor behandeling van het verzoek en eventuele wettelijke aanspraken;
• • technische en beveiligingslogs: niet langer dan noodzakelijk voor beveiliging, foutonderzoek en fraudepreventie;
• • marketingtoestemming of bewijs daarvan: zolang dit nodig is om de toestemming en naleving van marketingregels te kunnen aantonen;
• • afmeldgegevens: zolang dat redelijkerwijs nodig is om de afmelding te respecteren.

Als gegevens niet langer nodig zijn, worden ze verwijderd of waar passend geanonimiseerd.

15. Jouw privacyrechten

Onder de AVG heb je, afhankelijk van de verwerking en omstandigheden, onder meer de volgende rechten:

• • recht op duidelijke informatie over de verwerking;
• • recht op inzage en een kopie van persoonsgegevens die wij van je verwerken;
• • recht op correctie van onjuiste of onvolledige gegevens;
• • recht op verwijdering wanneer aan de wettelijke voorwaarden is voldaan;
• • recht op beperking van de verwerking;
• • recht op gegevensoverdraagbaarheid voor verwerkingen waarop dit recht van toepassing is;
• • recht van bezwaar tegen verwerkingen die zijn gebaseerd op gerechtvaardigd belang;
• • recht van bezwaar tegen verwerking voor direct marketing;
• • recht om toestemming op ieder moment in te trekken wanneer een verwerking op toestemming is gebaseerd;
• • rechten met betrekking tot uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming die juridische of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen heeft.

Sommige rechten zijn niet absoluut. Een wettelijke bewaarplicht kan er bijvoorbeeld toe leiden dat bepaalde bestel- of factuurgegevens niet direct mogen worden verwijderd.

16. Privacyverzoeken, identiteitscontrole en reactietermijn

Je kunt een privacyverzoek indienen via allycards@hotmail.com.

Wij reageren zonder onnodige vertraging en in beginsel uiterlijk binnen één maand na ontvangst van het verzoek. Wanneer een verzoek complex is of sprake is van meerdere verzoeken, kan deze termijn volgens de AVG met maximaal twee maanden worden verlengd. In dat geval informeren wij je binnen de eerste maand over de verlenging en de reden daarvan.

Wij moeten voorkomen dat persoonsgegevens bij de verkeerde persoon terechtkomen. Daarom kunnen wij aanvullende informatie vragen om je identiteit redelijkerwijs te verifiëren. Wij vragen daarbij niet meer informatie dan noodzakelijk is.

Privacyverzoeken zijn in beginsel kosteloos. Bij kennelijk ongegronde of buitensporige verzoeken kan de AVG onder voorwaarden toestaan dat een redelijke vergoeding wordt gevraagd of dat aan het verzoek geen gevolg wordt gegeven.

17. Toestemming intrekken en bezwaar maken

Wanneer wij persoonsgegevens verwerken op basis van toestemming, kun je die toestemming op ieder moment intrekken. Het intrekken van toestemming maakt eerdere verwerking die rechtmatig op toestemming was gebaseerd niet met terugwerkende kracht onrechtmatig.

Als je bezwaar maakt tegen direct marketing, gebruiken wij je persoonsgegevens niet langer voor die direct-marketingdoeleinden.

Bij een bezwaar tegen een verwerking op basis van gerechtvaardigd belang beoordelen wij jouw belangen, rechten en vrijheden tegenover onze gerechtvaardigde belangen, overeenkomstig de AVG.

18. Geautomatiseerde besluitvorming en profiling

AllyCards neemt op dit moment geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten die voor klanten rechtsgevolgen hebben of hen op vergelijkbare wijze aanzienlijk treffen.

Technische systemen kunnen wel beveiligings- of fraudesignalen genereren. Wanneer een beslissing aanzienlijke gevolgen voor een klant kan hebben, wordt waar nodig menselijke beoordeling toegepast.

Als AllyCards in de toekomst wél gebruikmaakt van uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming waarop artikel 22 AVG van toepassing is, wordt deze privacyverklaring vooraf aangepast en verstrekken wij de wettelijk vereiste informatie over de logica, betekenis en mogelijke gevolgen daarvan.

19. Persoonsgegevens van minderjarigen

Trading Card Games kunnen ook populair zijn onder minderjarigen. Wanneer voor een online verwerking toestemming als AVG-grondslag nodig is en de betrokkene jonger dan 16 jaar is, kan daarvoor toestemming van een ouder of wettelijk vertegenwoordiger vereist zijn.

AllyCards probeert niet bewust op basis van toestemming persoonsgegevens van kinderen onder de 16 jaar te verzamelen zonder de vereiste toestemming. Denk je dat dit toch is gebeurd? Neem dan contact met ons op zodat wij de situatie kunnen beoordelen.

20. Beveiliging en beveiligingsincidenten

AllyCards neemt passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen die passen bij de aard van de persoonsgegevens, de verwerking en de risico's.

Afhankelijk van het systeem kan dit onder meer bestaan uit beveiligde verbindingen, toegangsbeperkingen, authenticatie, autorisaties, logging, back-ups en het beperken van toegang tot personen en dienstverleners die gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden.

Geen enkel digitaal systeem kan volledige veiligheid garanderen. Als zich een datalek of ander beveiligingsincident voordoet, beoordeelt AllyCards het incident en handelt zij overeenkomstig de toepasselijke meld- en informatieverplichtingen.

21. Wettelijke verplichtingen, bewijs en geschillen

Wij kunnen persoonsgegevens langer bewaren of verstrekken wanneer dit noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting, een bindend verzoek van een bevoegde instantie, een rechtsvordering of voor het vaststellen, uitoefenen of verdedigen van juridische rechten.

Wij beperken dergelijke verwerking tot wat redelijkerwijs nodig is voor het betreffende doel.

22. Vragen en klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Heb je een vraag of klacht over onze verwerking van persoonsgegevens? Neem dan bij voorkeur eerst contact met ons op via allycards@hotmail.com. Wij proberen het probleem samen met je op te lossen.

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Nederlandse toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

23. Nieuwe doeleinden en wijzigingen

AllyCards kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer de webshop, onze systemen, dienstverleners of wet- en regelgeving verandert. Op deze pagina staat de actuele versie met de datum van de laatste wijziging.

Wanneer wij persoonsgegevens voor een nieuw doel willen gebruiken dat volgens de AVG aanvullende informatie vereist, informeren wij betrokkenen daarover voordat die verdere verwerking plaatsvindt.

Bij belangrijke wijzigingen informeren wij klanten aanvullend wanneer dat wettelijk vereist of redelijkerwijs passend is.